Uno dei documenti principali riguardo la Governance e il Management dei servizi comunali è il Regolamento di Organizzazione degli Uffici e dei Servizi, approvato dalla Giunta comunale, e che descrive in dettaglio l’organizzazione ed il funzionamento della macchina amministrativa. Lo scopo principale del regolamento è dare un assetto funzionale alla struttura organizzativa per raggiungere gli obiettivi indicati dagli organi politici, ottimizzare le prestazione ed i servizi aumentando il “valore pubblico” prima descritto nel PIAO. E strutturare i servizi in modo da rispettare i gli obiettivi di efficacia, efficienza e trasparenza. In questo capitolo analizzeremo le sezioni principali di un regolamento tipo, composto dalle seguenti aree.
Principi Generali
In questa sezione sono evidenziate gli obiettivi principali e il razionale che ha portato ad avere lo specifico assetto organizzativo dell’ente. In genere la sezione è composta da due parti: (1) Obiettivi, dove si esplicitano gli obiettivi che l’ente persegue per soddisfare la cittadinanza. (2) I Criteri, ossia strategie con cui si intende raggiungere gli obiettivi. Tipicamente la separazione fra organi politici con responsabilità di indirizzo e controllo e organi gestionali (la dirigenza e le posizioni organizzative PO) con responsabilità di emanazione degli atti (determine) per la gestione operativa dell’ente.
Organizzazione Uffici comunali / Struttura Organizzativa
In questa sezione è descritta in dettaglio la struttura organizzativa dell’ente. Partendo dall’organigramma evidenziando gerarchicamente le direzioni, le varie aree delle Posizioni Organizzative (PO) e i vari settori di riferimento. Nella sezione vengono evidenziate sia le strutture permanenti (ossia previste in pianta organica in modo stabile) sia le strutture temporanee, quali le aree funzionali a diretto riporto del sindaco, le posizioni ex 110 del TUEL (posizioni di fiducia del sindaco a chiamata diretta a tempo che comprendono l’interno arco di tempo della sindacatura, finita la quale, il dirigente / funzionario lascerà la posizione non essendo prevista appunto in pianta organica. Come anche le aree di staff o gruppi di lavoro (es la Conferenza dei dirigenti/PO) ect.
Inoltre vengono anche evidenziate le strutture di particolare interesse e rilievo strategiche. Quali, il settore pianificazione e controllo, le segreterie degli organi di governo e il CUG- Comitato Unico di Garanzia per le pari opportunità, la valorizzazione del benessere dei dipendenti.
Organizzazione Uffici comunali / Funzioni Direzionali
Vengono esplicitati in questa sezione gli organi di direzione amministrativa e gestionale con le conseguenti responsabilità e funzioni. Gli organi principali sono il Segretario comunale e i Dirigenti. Il Segretario comunale è il principale collaboratore del sindaco e della giunta per quanto riguarda l’assistenza giuridico amministrativa, il controllo degli atti che devono essere conformi alla legge allo statuto ed ai regolamenti.
Verbalizza le sedute della giunta e del consiglio comunale, sovraintende in lavoro dei dirigenti a cui formalmente rispondono. Rogita gli atti del comune e si confronta col prefetto per le questioni di competenza specifica.
Riguardo ai dirigenti abbiamo già trattato le competenze specifiche fra i quali ricordiamo la gestione del raggiungimento degli obiettivi dell’ente, la massima autonomia e la totale responsabilità per gli atti di propria competenza. Particolare menzione da fare per i funzionari titolari di Posizione Organizzativa. In quanto, dove non prevista la funzione del dirigente ne svolgono le veci, pur essendo inquadrati nel livello D. Dove invece prevista la funzione di dirigente, le PO svolgono un’attività di supporto ed assistenza al dirigente che può delegare singole funzioni e responsabilità alla PO. Sia nell’emanazione degli atti sia nella gestione delle risorse e degli uffici.
Nella sezione delle funzioni direzionali vengono esplicitate dettagliatamente le procedure per l’ottenimento della qualifica, i requisiti di accesso alla posizione, la revoca.
Dotazione Organica – Accesso agli Impieghi- Incarichi individuali
In questa sezione viene descritto in base all’articolo 2, comma 1, del D.Lgs 165/2001 la dotazione organica dell’ente divisa per singole funzioni, dipartimenti e professionalità. Il lavoro viene fatto dai dirigenti e sottoposto alla giunta che ogni anno approva la pianta organica dell’ente enumerando le posizioni, per responsabilità. E sviluppando il successivo piano dei fabbisogni del personale inserito nel PIAO.
Nella stessa sezione della dotazione organica spesso i Comuni inseriscono la sezione dell’accesso agli impieghi. E’ una sezione specifica che norma le forme di assunzione, il procedimento del concorso pubblico (la selezione, i criteri, l’esame, la nomina della commissione), nonché le ulteriori modalità di accesso all’impiego esterno non coperte dal concorso (assunzioni tramite liste di collocamento di disabili, mobilità volontarie, assunzioni a tempo determinato, istituto del comandi, ect).
Altra parte dettagliata nel regolamento di organizzazione degli uffici e dei servizi è la parte riguardante il conferimento degli incarichi individuale a personale esterno all’amministrazione tramite contratti di consulenza, co.co.co, a progetto, ect. Questa parte norma i requisiti, l’ambito di attuazione, le procedure, i controlli degli incarichi conferiti.
Controlli Interni
Particolare importanza riveste la disciplina dei controlli interni in capo all’Ente Locale sia in base al D.Lgs. 267/2000 che della legge 213/2012. Alla quale tutto il lavoro dell’ente si deve ricondurre ai criteri di efficacia, efficienza ed economicità dell’azione amministrativa. Gli organi preposti ai controlli sono il segretario comunale i dirigenti e dove presente l’ufficio controllo di gestione.
I principali controlli sono di due tipologie: di conformità degli atti (procedimenti) ed economici (sugli equilibri finanziari). I controlli di regolarità amministrativa e contabile sono fatti sia in fase preventiva con il controllo delle determine da parte degli uffici di competenza, che in fase successiva a campione sugli atti dal segretario comunale per le competenze amministrativo -giuridiche, che dal dirigente finanziario per i controlli di natura contabile.
Sui risultati vengono informati anche il collegio dei revisori e l’OIV (Organo Interno di Vigilanza). Particolare importanza riveste l’ufficio del controllo di gestione, sia per quanto riguarda il controllo dell’Ente ma soprattutto per il controllo delle società Partecipate in cui bisogna monitorare strettamente i rapporti finanziari fra l’ente e le società partecipate, in quanto nella maggior parte dei casi essendo società con affidamento “in house” con socio unico l’Ente Comunale, il potenziale dissesto dell’ente potrebbe avere conseguenze negative anche su quest’ultimo.
Organizzazione Uffici comunali / Performance – Premi – Procedimenti disciplinari
La Performance nel PIAO, viene esplicitata con tutti i suoi indicatori, pesi e misure nel regolamento dell’organizzazione e dei servizi in quanto viene trattata in modo individuale stabilendo per singolo Dirigente/ funzionario PO i parametri di riferimento per la corresponsione del trattamento accessorio. Il tutto in conformità all’art. 19 del D.Lgs. 150/2009. Ogni Comune esplicita dettagliatamente tutti i criteri sia per la performance individuale che collettiva, assegnando pesi, istituendo il comitato di valutazione, l’organo di controllo, ect.
L’ultima parte riguarda i diritti/doveri dei dipendenti comunali, il meccanismo per le progressioni verticali, le incompatibilità e i procedimenti disciplinari.
Possiamo concludere che il Regolamento degli Uffici e dei Servizi è un punto di riferimento fondamentale per la Governance e il management dei servizi comunali. In esso sono elencati in dettaglio tutti i casi di gestione degli uffici e del personale, correlato spesso in vari comuni di allegati, con modulistica per ogni argomento da usare all’uopo.
Gianfranco Castro
